Ochrona danych osobowych

Ochrona danych osobowych

Ochrona danych osobowych
Szanowni Państwo!

W związku ze zmianą regulacji w zakresie ochrony danych osobowych i stosowaniem przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej Rozporządzenie, poniżej spełniamy obowiązek informacyjny w związku z wymaganiami art. 13 Rozporządzenia.

 

Kto jest administratorem Państwa danych ?

Administratorem danych jest Ośrodkek Sportu i Rekreacji w Biłgoraju, ul. Targowa 15, 23-400 Biłgoraj, info@osir.lbl.pl, tel/fax. 84 686 26 29

Jak skontaktować się z inspektorem ochrony danych ?

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można się kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych - Katarzyną Siek, tel. 84 688 96 21, dostępnym pod adresem e-mail: iod@bilgoraj.pl. Osoby niekorzystające z poczty elektronicznej mogą złożyć zapytanie pisemne osobiście lub na adres Ośrodek Sportu i Rekreacji w Biłgoraju, ul. Targowa 15, 23-400 Biłgoraj, wskazując formę w jakiej oczekują odpowiedzi i podając dane kontaktowe niezbędne do sposobu udzielenia odpowiedzi.

 

W jakim celu przetwarzamy Państwa dane osobowe i na jakiej podstawie ?

Przetwarzanie danych odbywa się w celu realizacji zadań własnych i zleconych Ośrodka Sportu i Rekreacji w Biłgoraju, obejmujących zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty, określonych w Ustawie z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym, w ustawie z dnia 25 czerwca 2010r. o sporcie, ustawie z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych, ustawie z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami, oraz o statut Ośrodka Sportu i Rekreacji w Biłgoraju.

Przetwarzanie danych może odbywać się w szczególności w celach:

• realizacji uprawnień, spełnienia obowiązków określonych przepisami prawa lub jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym albo w ramach sprawowania władzy publicznej,
• wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
• wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• archiwalnych w interesie publicznym.

Mogą także wystąpić przypadki w których będą Państwo proszeni o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu.  W takim przypadku zostaną Państwo poinformowani o celu przetwarzania oraz zakresie wyrażonej zgody.

 

Jak cofnąć zgodę ?

Tam gdzie do przetwarzania danych osobowych konieczne jest wyrażenie zgody zawsze mają Państwo prawo nie wyrazić zgody, lub przypadku jej wcześniejszego wyrażenia, do cofnięcia zgody.  Wycofanie zgody nie ma wpływu na przetwarzanie danych do momentu jej wycofania.

 

W celu wycofania zgody wystarczy:

wysłać takie żądanie z wykorzystaniem pisma opatrzonego własnoręcznym podpisem za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres:  Ośrodek Sportu i Rekreacji w Biłgoraju, ul. Targowa 15, 23-400 Biłgoraj, lub dostarczyć żądanie osobiście, do Biura Obsługi Interesantów (pok. 220)

Podanie danych może być uwarunkowane:

 obowiązkiem ustawowym Administratora lub koniecznością realizacji nałożonych na niego zadań realizowanych w interesie publicznym albo w ramach sprawowania przez niego władzy publicznej,

• koniecznością zawarcia lub realizacji umowy, do których podania będziecie Państwo zobowiązani.

 

W przypadku, gdy będzie istniał obowiązek ustawowy lub konieczność realizacji nałożonych na Administratora zadań realizowanych w interesie publicznym albo w ramach sprawowania przez niego władzy publicznej, a nie podacie Państwo swoich danych, nie będziemy mogli zrealizować obowiązków czy zadań ustawowych. Może to skutkować konsekwencjami przewidzianymi przepisami prawa.

W przypadku, gdy będzie istniał wymóg umowny, a nie podacie Państwo swoich danych,
nie będziemy mogli wykonać takiej umowy.

W przypadku, kiedy podanie danych będzie warunkiem zawarcia umowy, a nie podacie Państwo swoich danych, nie będziemy mogli zawrzeć takiej umowy.

 

Komu możemy przekazać Państwa dane osobowe ?

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie Administratora (np.: podmiotom serwisującym systemy informatyczne / teleinformatyczne i aplikacje, w których przetwarzane są dane osobowe) oraz podmiotom uprawnionym do ich uzyskania (np.: Banki, Poczta Polska, firmy kurierskie, Radcowie Prawni czy Adwokaci itp.)

 

Jak długo będą przechowywane Państwa dane osobowe ?

 Państwa dane osobowe będą przechowywane jedynie w okresie niezbędnym do spełnienia celu, dla którego zostały zebrane lub w okresie wskazanym przepisami prawa.

Dane osobowe będą usuwane w terminach wskazanych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych lub innych przepisach prawa, regulujących czas przetwarzania danych, którym podlega Administrator. W przypadku braku takich przepisów, dane osobowe będą przechowywane do końca roku kalendarzowego przypadającego po roku, w którym nastąpi przedawnienie lub wygaśnięcie roszczenia, wygaśnięcie możliwości wydania decyzji lub innego orzeczenia, upływ terminu do wznowienia postępowania albo stwierdzenia nieważności decyzji lub innego orzeczenia.

W przypadkach nieopisanych powyżej, dane osobowe będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 6 lat od daty ich ostatniego przetworzenia, przy czym zostaną one usunięte do końca roku kalendarzowego.

 

Co mogą Państwo zrobić ze swoimi danymi osobowymi ?

 W granicach określonych Rozporządzeniem, macie Państwo prawo do żądania od Administratora:

• dostępu do treści swoich danych osobowych,
• sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych,
• usunięcia lub ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
• przenoszenia swoich danych osobowych,

a ponadto posiadacie Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich  danych osobowych.

 

Gdzie mogą Państwo wnieść skargę na przetwarzanie danych osobowych przez Ośrodek Sportu i Rekreacji w Biłgoraju ?

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na przetwarzanie danych, które jest niezgodne z przepisami prawa.

 

Czy Państwa dane będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ?

Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane, chyba że takie działanie jest dozwolone przepisami prawa, które przewiduje właściwe środki ochrony Państwa praw, wolności i prawnie uzasadnionych interesów.

 

Czy Państwa dane będą przekazywane do Państw trzecich lub organizacji międzynarodowych?

Administrator nie przekazuje ani nie zamierza przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego (poza Europejski Obszar Gospodarczy) czy organizacji międzynarodowych.

 

O szczegółach podstawy gromadzenia danych osobowych i ewentualnym obowiązku lub dobrowolności ich podania oraz potencjalnych konsekwencjach niepodania danych, będziecie Państwo informowani przez pracowników merytorycznych Ośrodka Sportu i Rekreacji w Biłgoraju.

KLAUZULA INFORMACYJNA

dla Wykonawcy/osób fizycznych reprezentujących Wykonawcę oraz osób wskazanych przez ten podmiot jako osoby do kontaktu i innych osób odpowiedzialnych za wykonanie umowy

 

Zgodnie z art. 13 oraz art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), - Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, dalej „RODO”, informuję, że:

Administartor danych osobowych:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Ośrodek Sportu i Rekreacji, z siedzibą: ul. Targowa 15, 23-400 Biłgoraj, reprezentowana przez Dyrektora OSiR pana Bogdana Buczkowskiego, tel. 84 686 26 29.

Inspektor ochrony danych osobowych:

2. We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem może Pani/Pan kontaktować się z inspektorem ochrony danych pisemnie na adres siedziby Administratora, za pośrednictwem e-mail: iod@bilgoraj.pl, bądź telefonicznie pod numerem tel.: 84 686 96 00.

Cele i podstawy przetwarzania:

3. Dane osobowe zawarte w umowie będą przetwarzane w celu:

1. zawarcia, realizacji i rozliczenia umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przez okres współpracy, a po tym czasie do momentu upływu ewentualnych roszczeń wynikających z umowy,
2. realizacji obowiązków w zakresie egzekucji roszczeń oraz egzekucji z wierzytelności wynikających z Kodeksu postępowania cywilnego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przez okres 3 lat od ostatniego potrącenia,
3. realizacji obowiązków w zakresie rachunkowości w celu wykonania obowiązków wynikających 
   z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przez okres 5 lat od końca roku, w którym nastąpiło zdarzenie,
4. realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, w szczególności Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy o podatku od towarów
   i usług na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, 
5. zapewnienia kontaktu/utrzymywania kontaktów służbowych z osobami wskazanymi przez Wykonawcę do kontaktu w związku z wykonywaniem umowy - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, jakim jest zapewnienie kontaktu w celu sprawnej realizacji umowy - przez okres współpracy,
6. realizacji obowiązków prawnych związanych z jawnością finansów publicznych, prowadzeniem i udostępnianiem informacji o umowach, w tym zamieszczaniem danych w Centralnym Rejestrze Umów (CRU), w zakresie i na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów prawa na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z ustawą  z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej oraz ustawą  z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych - przez czas trwania stosunku umownego, a po jego zakończeniu przez czas niezbędny do osiągnięcia celu publikacji, tj. jawności i transparentności informacji o umowach publicznych.

Odbiorcy danych osobowych:

4. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty uprawnione do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, w szczególności organy administracji publicznej, organy kontroli oraz inne podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów.
5. Odrębną kategorię odbiorców stanowią podmioty zapewniające asystę i wsparcie techniczne dla użytkowanych systemów informatycznych m.in. podmiot serwisujący system elektronicznego obiegu dokumentacji oraz podmioty uprawnione do obsługi doręczeń, jak Poczta Polska, będąca operatorem wyznaczonym świadczącym publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz innym podmiotom świadczącym usługi zaufania i komunikacji elektronicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
6. Dane mogą zostać udostępnione Ministrowi Finansów prowadzącemu Centralny Rejestr Umów w przypadkach i zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa. W związku z obowiązywaniem zasady jawności rejestru, dane osobowe wprowadzone do rejestru będą publicznie dostępne.

Przysługujące uprawnienia:

7. W związku z przetwarzaniem danych osobowych, przysługują Pani/Panu następujące prawa, z zastrzeżeniami wynikającymi z przepisów prawa:

1. dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,
2. sprostowania (poprawiania danych),
3. ograniczenia przetwarzania,
4. prawo do przenoszenia danych,
5. usunięcia danych – nie przysługuje w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązków prawnych (m.in. podatkowych, rachunkowych), a także do ustalenia dochodzenia lub obrony roszczeń,
6. wniesienia sprzeciwu – nie przysługuje wobec przetwarzania danych opartego na realizacji obowiązku prawnego. W odniesieniu do kontaktu służbowego prawo to przysługuje o ile nie zaistnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do dalszego przetwarzania, nadrzędne wobec Pani/Pana interesów.

8. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w razie uznania, że przetwarzanie Pani/Pana danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

Informacja o wymogu podania danych:

9. W zakresie zawarcia i realizacji umowy podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do jej zawarcia i wykonania. Konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości zawarcia umowy i jej realizacji.
10. W zakresie realizacji obowiązków prawnych, podatkowych, księgowych oraz prowadzenia Centralnego Rejestru Umów podanie danych jest wymogiem ustawowym. Niepodanie danych uniemożliwi prawidłowe rozliczenie umowy, publikację umowy oraz realizację wypłaty należnego wynagrodzenia.
11. W zakresie danych osób do kontaktu podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do sprawnego komunikowania się i prawidłowej realizacji przedmiotu umowy.

Pozostałe informacje:

12. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w celu podjęcia jakiejkolwiek decyzji i nie będą profilowane.
13. Administrator nie przekazuje i nie zamierza przekazywać danych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych.
14. Źródło danych i kategorie danych:

1. dane osobowe:

1. osób reprezentujących stronę umowy - zostały pozyskane z odpowiednich rejestrów
   lub bezpośrednio od tych osób;
2. osób wskazanych do kontaktu - zostały pozyskane samodzielnie lub pochodzą od podmiotów zawierających umowę.

2. kategorie odnośnych danych osobowych w szczególności: imię i nazwisko, adresy korespondencyjne, numer telefonu, adres e-mail, inne adresy wykorzystywane w korespondencji, dane dotyczące pełnionej funkcji w strukturze kontrahenta lub inne dane wskazane przez stronę umowy.