Ochrona danych osobowych

Ochrona danych osobowych

Ochrona danych osobowych
Szanowni Państwo!

W związku ze zmianą regulacji w zakresie ochrony danych osobowych i stosowaniem przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej Rozporządzenie, poniżej spełniamy obowiązek informacyjny w związku z wymaganiami art. 13 Rozporządzenia.

 

Kto jest administratorem Państwa danych ?

Administratorem danych jest Ośrodkek Sportu i Rekreacji w Biłgoraju, ul. Targowa 15, 23-400 Biłgoraj, bbuczkowski@osir.lbl.pl, tel/fax. 84 686 26 29

Jak skontaktować się z inspektorem ochrony danych ?

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można się kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych - Katarzyną Siek, tel. 84 688 96 21, dostępnym pod adresem e-mail: iod@bilgoraj.pl. Osoby niekorzystające z poczty elektronicznej mogą złożyć zapytanie pisemne osobiście lub na adres Ośrodek Sportu i Rekreacji w Biłgoraju, ul. Targowa 15, 23-400 Biłgoraj, wskazując formę w jakiej oczekują odpowiedzi i podając dane kontaktowe niezbędne do sposobu udzielenia odpowiedzi.

 

W jakim celu przetwarzamy Państwa dane osobowe i na jakiej podstawie ?

Przetwarzanie danych odbywa się w celu realizacji zadań własnych i zleconych Ośrodka Sportu i Rekreacji w Biłgoraju, obejmujących zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty, określonych w Ustawie z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym, w ustawie z dnia 25 czerwca 2010r. o sporcie, ustawie z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych, ustawie z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami, oraz o statut Ośrodka Sportu i Rekreacji w Biłgoraju.

Przetwarzanie danych może odbywać się w szczególności w celach:

• realizacji uprawnień, spełnienia obowiązków określonych przepisami prawa lub jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym albo w ramach sprawowania władzy publicznej,
• wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
• wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• archiwalnych w interesie publicznym.

Mogą także wystąpić przypadki w których będą Państwo proszeni o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu.  W takim przypadku zostaną Państwo poinformowani o celu przetwarzania oraz zakresie wyrażonej zgody.

 

Jak cofnąć zgodę ?

Tam gdzie do przetwarzania danych osobowych konieczne jest wyrażenie zgody zawsze mają Państwo prawo nie wyrazić zgody, lub przypadku jej wcześniejszego wyrażenia, do cofnięcia zgody.  Wycofanie zgody nie ma wpływu na przetwarzanie danych do momentu jej wycofania.

 

W celu wycofania zgody wystarczy:

wysłać takie żądanie z wykorzystaniem pisma opatrzonego własnoręcznym podpisem za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres:  Ośrodek Sportu i Rekreacji w Biłgoraju, ul. Targowa 15, 23-400 Biłgoraj, lub dostarczyć żądanie osobiście, do Biura Obsługi Interesantów (pok. 220)

Podanie danych może być uwarunkowane:

 obowiązkiem ustawowym Administratora lub koniecznością realizacji nałożonych na niego zadań realizowanych w interesie publicznym albo w ramach sprawowania przez niego władzy publicznej,

• koniecznością zawarcia lub realizacji umowy, do których podania będziecie Państwo zobowiązani.

 

W przypadku, gdy będzie istniał obowiązek ustawowy lub konieczność realizacji nałożonych na Administratora zadań realizowanych w interesie publicznym albo w ramach sprawowania przez niego władzy publicznej, a nie podacie Państwo swoich danych, nie będziemy mogli zrealizować obowiązków czy zadań ustawowych. Może to skutkować konsekwencjami przewidzianymi przepisami prawa.

W przypadku, gdy będzie istniał wymóg umowny, a nie podacie Państwo swoich danych,
nie będziemy mogli wykonać takiej umowy.

W przypadku, kiedy podanie danych będzie warunkiem zawarcia umowy, a nie podacie Państwo swoich danych, nie będziemy mogli zawrzeć takiej umowy.

 

Komu możemy przekazać Państwa dane osobowe ?

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie Administratora (np.: podmiotom serwisującym systemy informatyczne / teleinformatyczne i aplikacje, w których przetwarzane są dane osobowe) oraz podmiotom uprawnionym do ich uzyskania (np.: Banki, Poczta Polska, firmy kurierskie, Radcowie Prawni czy Adwokaci itp.)

 

Jak długo będą przechowywane Państwa dane osobowe ?

 Państwa dane osobowe będą przechowywane jedynie w okresie niezbędnym do spełnienia celu, dla którego zostały zebrane lub w okresie wskazanym przepisami prawa.

Dane osobowe będą usuwane w terminach wskazanych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych lub innych przepisach prawa, regulujących czas przetwarzania danych, którym podlega Administrator. W przypadku braku takich przepisów, dane osobowe będą przechowywane do końca roku kalendarzowego przypadającego po roku, w którym nastąpi przedawnienie lub wygaśnięcie roszczenia, wygaśnięcie możliwości wydania decyzji lub innego orzeczenia, upływ terminu do wznowienia postępowania albo stwierdzenia nieważności decyzji lub innego orzeczenia.

W przypadkach nieopisanych powyżej, dane osobowe będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 6 lat od daty ich ostatniego przetworzenia, przy czym zostaną one usunięte do końca roku kalendarzowego.

 

Co mogą Państwo zrobić ze swoimi danymi osobowymi ?

 W granicach określonych Rozporządzeniem, macie Państwo prawo do żądania od Administratora:

• dostępu do treści swoich danych osobowych,
• sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych,
• usunięcia lub ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
• przenoszenia swoich danych osobowych,

a ponadto posiadacie Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich  danych osobowych.

 

Gdzie mogą Państwo wnieść skargę na przetwarzanie danych osobowych przez Ośrodek Sportu i Rekreacji w Biłgoraju ?

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na przetwarzanie danych, które jest niezgodne z przepisami prawa.

 

Czy Państwa dane będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ?

Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane, chyba że takie działanie jest dozwolone przepisami prawa, które przewiduje właściwe środki ochrony Państwa praw, wolności i prawnie uzasadnionych interesów.

 

Czy Państwa dane będą przekazywane do Państw trzecich lub organizacji międzynarodowych?

Administrator nie przekazuje ani nie zamierza przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego (poza Europejski Obszar Gospodarczy) czy organizacji międzynarodowych.

 

O szczegółach podstawy gromadzenia danych osobowych i ewentualnym obowiązku lub dobrowolności ich podania oraz potencjalnych konsekwencjach niepodania danych, będziecie Państwo informowani przez pracowników merytorycznych Ośrodka Sportu i Rekreacji w Biłgoraju.

KLAUZULA INFORMACYJNA

dla Wykonawcy/osób fizycznych reprezentujących Wykonawcę oraz osób wskazanych przez ten podmiot jako osoby do kontaktu i innych osób odpowiedzialnych za wykonanie umowy

 

Zgodnie z art. 13 oraz art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), - Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, dalej „RODO”, informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Ośrodek Sportu i Rekreacji w Biłgoraju, ul.Targowa 15, 23-400 Biłgoraj.
2. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować
   się z inspektorem ochrony danych poprzez e-mail: iod@bilgoraj.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.
3. Dane osobowe zawarte w umowie będą przetwarzane w celu:

1. realizacji umowyw zakresie niezbędnym do jej wykonania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przez okres współpracy,
2. dokonywania rozliczeń realizacji umowy pomiędzy stronami, w tym realizacji płatności
   w zakresie niezbędnym do wykonania umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przez okres współpracy,
3. realizacji obowiązków w zakresie egzekucji roszczeń, w celu realizacji obowiązków
   w zakresie egzekucji z wierzytelności wynikających z Kodeksu postępowania cywilnego
   na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, przez okres 3 lat od ostatniego potrącenia,
4. realizacji obowiązków w zakresie rachunkowości w celu wykonania obowiązków wynikających
   z ustawy o rachunkowości  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, przez 5 lat od końca roku,
   w którym nastąpiło zdarzenie,
5. realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, w szczególności Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy o podatku od towarów
   i usług na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, przez 5 lat od końca roku podatkowego,
6. zapewnieniakontaktu/utrzymywania kontaktów służbowych z osobami wskazanymi przez Wykonawcę do kontaktu w związku z wykonywaniem umowy - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, jakim jest zapewnienie kontaktu w celu sprawnej realizacji umowy, przez okres współpracy.

4. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie Administratora,
   (np. podmiotom serwisującym systemy informatyczne/teleinformatyczne i aplikacje, w których przetwarzane są dane osobowe, podmiotom świadczącym usługi archiwizacyjne), operatorom pocztowymoraz podmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa np. komornikom sądowym, organom kontrolującym i innym organom państwowym.
5. Przysługuje Pani/Panu prawo żądania od Administratora dostępu do danych osobowych (na podstawie
   art. 15 RODO), ich sprostowania (na podstawie art. 16 RODO), usunięcia (na podstawie art. 17 RODO), ograniczenia przetwarzania (na podstawie art. 18 RODO), przenoszenia danych (na podstawie
   art. 20 RODO) oraz prawo do wniesienia sprzeciwu (na podstawie art. 21 RODO), o ile będzie istniała faktyczna i prawna możliwość realizacji tych praw.
6. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie, przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa,
   na przetwarzanie danych, które jest niezgodne z przepisami prawa.
7. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek jest warunkiem zawarcia
   i realizacji umowy oraz możliwości sprawnego kontaktu w związku z realizacją umowy. Odmowa podania danych będzie skutkowała brakiem możliwości zawarcia i realizacji umowy oraz prowadzenia sprawnej komunikacji.
8. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w celu podjęcia jakiejkolwiek decyzji i nie będą profilowane.
9. Administrator nie przekazuje i nie zamierza przekazywać danych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych.
10. Źródło danych i kategorie danych:

1. dane osobowe:

1. osób reprezentujących stronę umowy - zostały pozyskane z odpowiednich rejestrów
   lub bezpośrednio od tych osób;
2. osób wskazanych do kontaktu - zostały pozyskane samodzielnie lub pochodzą od podmiotów zawierających umowę.

2. kategorie odnośnych danych osobowych w szczególności: imię i nazwisko, adresy korespondencyjne, numer telefonu, adres e-mail, inne adresy wykorzystywane w korespondencji, dane dotyczące pełnionej funkcji w strukturze kontrahenta lub inne dane wskazane przez stronę umowy.